Vị trí mở

TÓM TẮT

Giám đốc CNTT đánh giá các hệ thống hiện có để đảm bảo hiệu quả, năng suất và tối ưu hóa chi phí, đồng thời chủ động xác định và triển khai các công nghệ mới để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của tổ chức. Giám đốc chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện các chính sách, quy trình và mục tiêu của bộ phận CNTT. Giám đốc sẽ hợp tác với nhân viên trong tất cả các lĩnh vực chức năng của Trung tâm Khu vực để hiểu hoạt động và quy trình, cũng như để xác định, đề xuất, phát triển, triển khai và duy trì các giải pháp công nghệ. Giám đốc sẽ lãnh đạo một nhóm gồm sáu (6) người và quản lý các dịch vụ CNTT thuê ngoài. Giám đốc là thành viên của ban lãnh đạo điều hành và báo cáo cho Giám đốc Tài chính. Đây là vị trí không thuộc diện làm thêm giờ.

Trách nhiệm

• Đảm nhiệm vai trò lãnh đạo bộ phận Công nghệ Thông tin, điều phối các sáng kiến ​​CNTT sao cho phù hợp với mục tiêu, ưu tiên và nhu cầu cung cấp dịch vụ của tổ chức.
• Giám sát toàn bộ hệ thống CNTT, bao gồm nhưng không giới hạn ở dữ liệu, mạng, lưu trữ, máy chủ, hỗ trợ kỹ thuật/máy tính để bàn/phần mềm và điện thoại.
• Xây dựng các chính sách, tiêu chuẩn, quy trình và biện pháp an ninh để đảm bảo hoạt động hiệu quả và nhất quán.
• Chị chịu trách nhiệm duy trì và thực thi các tiêu chuẩn bảo mật để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tuân thủ HIPAA, đồng thời phối hợp lập kế hoạch lưu trữ dữ liệu và phục hồi sau sự cố.
• Xây dựng và triển khai các kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo hệ thống CNTT đáp ứng các yêu cầu hiện tại và tương lai.
• Xây dựng và quản lý ngân sách và tiến độ cho việc bảo trì, hỗ trợ phần mềm và giấy phép; cho các dự án cụ thể; và cho việc mua sắm thiết bị và thay thế theo kế hoạch vòng đời.
• Quản lý hỗ trợ người dùng, bao gồm bộ phận trợ giúp kỹ thuật và đào tạo sử dụng ứng dụng CNTT.
• Trực tiếp điều hành và quản lý các hoạt động và vận hành CNTT được thuê ngoài.
• Tập trung vào sự hài lòng của khách hàng và cải tiến liên tục các quy trình kinh doanh.

Các dự án sắp tới bao gồm nâng cấp/thay thế máy chủ và máy tính, bao gồm cả UPS/PDU và thiết bị nghe nhìn; chuyển đổi email sang Microsoft 365; xem xét và cập nhật các chính sách và quy trình, bao gồm trí tuệ nhân tạo (AI) và lưu trữ tài liệu; đào tạo nhân viên, bao gồm nâng cao nhận thức về an ninh; và nâng cấp và cải tiến phần mềm, bao gồm quản lý tài liệu và tham gia vào phát triển hệ thống toàn tiểu bang.

Kiến trúc hệ thống bao gồm:

• Phần cứng: Thiết bị chuyển mạch Juniper, Mạng không dây Mist, Hệ thống kiểm soát lưu lượng Internet Fatpipe, Mạng Barracuda, Tường lửa Sophos, Thiết bị lưu trữ HPE Alletra, Ivanti SSLVPN, Máy chủ HP, Máy tính xách tay HP, Máy trạm Dell, Bộ lưu điện APC UPS
• Hệ điều hành và hệ quản lý định danh: VMWare vSphere v8+, Microsoft Windows 10/11, Server 2008, 2012, 2016, 2022; Microsoft Active Directory v. 2016
• Các ứng dụng chính: Microsoft Exchange 2016, Microsoft SQL Server 2019, Microsoft Office Suite 2016, Microsoft Office 365
• Ứng dụng nội bộ: Hệ thống quản lý khách hàng chính của Harbor là một ứng dụng tùy chỉnh có tên VirtualChart và HRC sử dụng hệ thống thu thập dữ liệu và tài chính AS/400 của bang California, cùng các ứng dụng tài chính tùy chỉnh khác.
• Quản lý tài liệu: Laserfiche phiên bản 9.0
• Điện thoại: RingCentral/Mitel
• Giám sát và bảo vệ: SolarWinds Orion, Sophos Central Antivirus và InterceptX, BMC Footprints và Asset Management
• Phân phối và giám sát email: Barracuda Networks, Mimecast

Trình độ chuyên môn

Trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc:

• Bằng cử nhân ngành khoa học máy tính, công nghệ hoặc hệ thống thông tin.
• Bảy (7) năm kinh nghiệm CNTT; trong đó ít nhất ba (3) năm phải có kinh nghiệm quản lý tại một tổ chức có từ 100 người trở lên hoặc một bộ phận lớn; lập kế hoạch và quản lý dự án CNTT cũng như nâng cấp hệ thống.
• Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phi lợi nhuận là một lợi thế.

Kỹ năng kiến ​​thức:

• Kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và quan hệ giữa cá nhân xuất sắc
• Kỹ năng quản lý dự án và thời gian xuất sắc
• Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề
• Có khả năng lãnh đạo các dự án chuyển đổi CNTT đã được chứng minh, chẳng hạn như các sáng kiến ​​Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) và ảo hóa (máy chủ và VDI).
• Kiến thức vững chắc về môi trường máy chủ và hệ điều hành Windows, Active Directory và kiến ​​trúc ứng dụng máy khách/máy chủ.
• Phải có khả năng làm việc vào một số buổi tối, cuối tuần và ngày lễ, và sẽ trực sẵn sàng cho các trường hợp khẩn cấp.

Mức lương sẽ phù hợp với kinh nghiệm; chế độ phúc lợi toàn diện cũng được cung cấp.

Mức lương khởi điểm: $ 139,194 - $ 154,918

Nhà tuyển dụng Cơ hội bình đẳng

TÓM TẮT

Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng Dịch vụ Khách hàng, Điều phối viên Dịch vụ có trách nhiệm cung cấp dịch vụ phối hợp cho những cá nhân khuyết tật phát triển và gia đình của họ để họ có thể tham gia vào cuộc sống gia đình và cộng đồng một cách trọn vẹn nhất có thể và thực hiện theo các điều khoản của Đạo luật Lanterman cũng như các chính sách do Hội đồng Quản lý Trung tâm Khu vực Harbor thiết lập.

NHIỆM VỤ THIẾT YẾU

• Đánh giá cá nhân và gia đình và xác định nhu cầu.
• Lên kế hoạch cung cấp dịch vụ và hỗ trợ phù hợp.
• Đánh giá và giám sát việc cung cấp dịch vụ và vận động.

Ky năng va khả năng

Hiểu biết về hệ thống gia đình và động lực con người.

Có hiểu biết về triết lý hiện hành trong lĩnh vực khuyết tật phát triển.

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.

Thể hiện khả năng làm việc độc lập và hợp tác trong một nhóm liên ngành.

Kỹ năng giao tiếp bằng miệng và bằng văn bản hiệu quả.

Tiêu chuẩn việc làm tối thiểu

• Bằng cử nhân Công tác xã hội, Tâm lý học hoặc lĩnh vực dịch vụ nhân đạo liên quan và ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc được trả lương sau khi có bằng BA/BS. Ưu tiên bằng thạc sĩ liên quan.
• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc trong các chương trình cung cấp dịch vụ đánh giá trẻ em và gia đình, quản lý trường hợp/điều phối dịch vụ, hỗ trợ gia đình và dịch vụ giới thiệu hoặc các dịch vụ tương tự.
• Ưu tiên nhưng không bắt buộc - song ngữ tiếng Trung, tiếng Pháp, Ngôn ngữ ký hiệu Hoa Kỳ, tiếng Đức, tiếng Nhật, tiếng Khmer, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Tagalog và tiếng Việt.
• Phải có giấy phép lái xe California hiện tại và bảo hiểm do Tiểu bang yêu cầu nếu sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc của Trung tâm và hồ sơ lái xe được tổ chức và/hoặc công ty bảo hiểm chấp nhận.

Môi trường/Hoạt động thể chất

Điều phối viên dịch vụ làm việc trong một môi trường không bị giới hạn, trong đó họ được tự do di chuyển theo ý muốn. Môi trường cho vị trí này chủ yếu là sạch sẽ và thoải mái nhưng có thể có một số phiền toái nhỏ như tiếng ồn, mùi hôi, gió lùa, v.v. Ngoài ra, điều phối viên dịch vụ dành thời gian tại nhà khách hàng và các cơ sở cộng đồng khác. Điều phối viên dịch vụ có thể tiếp xúc với khách hàng và gia đình của họ, những người có thể trở nên thất thường hoặc xúc động.

Phần mềm máy tính có thể bao gồm một số hoặc tất cả những điều sau đây:

• Bộ phần mềm Microsoft Office bao gồm Word, Outlook và Excel.
• BIỂU ĐỒ Ảo
• tia laser
• Zoom và các nền tảng hội nghị video khác

Mức lương khởi điểm: $ 57,013 - $ 68,786

Nhà tuyển dụng Cơ hội bình đẳng

TÓM TẮT

Cố vấn Phụ huynh đóng vai trò là đầu mối liên lạc quan trọng trong việc hỗ trợ cá nhân khuyết tật phát triển và Phụ huynh/Gia đình được Trung tâm Khu vực Harbor (Harbor) phục vụ. Vị trí này hỗ trợ các cá nhân và gia đình có nhu cầu tiếp cận các dịch vụ cộng đồng và trung tâm khu vực khác nhau. Vị trí này tham gia vào các hoạt động gắn kết cộng đồng và thúc đẩy các dịch vụ phù hợp về mặt văn hóa và ngôn ngữ. Vai trò này cũng thúc đẩy sự hợp tác giữa phụ huynh và chuyên gia giữa các cơ quan và hỗ trợ năng lực của phụ huynh/gia đình. Ứng viên lý tưởng sẽ cần thể hiện các kỹ năng cố vấn, huấn luyện và hỗ trợ cá nhân khuyết tật phát triển và/hoặc cha mẹ của họ.

NHIỆM VỤ THIẾT YẾU

1.  Hoạt động như nhóm Trung tâm tài nguyên gia đình của Trung tâm khu vực Harbor, đóng vai trò hỗ trợ phụ huynh/gia đình và làm cầu nối giữa Trung tâm khu vực Harbor, các đối tác cộng đồng và nhà cung cấp dịch vụ.
2. Phát triển và vun đắp mối quan hệ và quan hệ đối tác với các bên liên quan chính, bao gồm những người tự vận động, gia đình, nhà cung cấp dịch vụ, nhân viên Harbor và các thành viên cộng đồng từ các cộng đồng văn hóa đa dạng để thu thập thông tin và ý kiến ​​đóng góp có giá trị liên quan đến nhu cầu văn hóa và ngôn ngữ độc đáo trong khu vực lưu vực của Harbor.
3. Hỗ trợ những cá nhân nhận dịch vụ, nhóm hỗ trợ của họ và cộng đồng về các nguồn lực, đồng thời hiểu rõ các quy định hiện hành (Đạo luật Lanterman và ADA).
4. Hợp tác với các cá nhân/gia đình để phát triển Kế hoạch cố vấn gia đình; tạo ra các báo cáo chính xác và ngắn gọn; ghi lại các thông tin liên lạc/ghi chú có liên quan trong VirtualChart (hoặc cơ sở dữ liệu phù hợp khác) để đảm bảo thông tin chính xác và chất lượng cao.
5. Hỗ trợ các hoạt động giao tiếp và tương tác nội bộ và bên ngoài của Harbor, bao gồm trả lời du khách, giải đáp thắc mắc, giao tiếp với các nhóm cộng đồng và công chúng, hỗ trợ phát triển và xem xét các nguồn lực và tài liệu để đảm bảo khả năng tiếp cận và phù hợp với văn hóa.
6. Phổ biến dữ liệu, thông tin và các nguồn lực cộng đồng có liên quan đến văn hóa cho nhân viên, cá nhân nhận dịch vụ, nhóm hỗ trợ của họ và cộng đồng.
7. Hỗ trợ các chức năng chung của Trung tâm tài nguyên gia đình, bao gồm hỗ trợ du khách tìm đường và thu thập thông tin và tài nguyên chính xác, cung cấp các chuyến tham quan, xử lý thư viện cho mượn và các nhiệm vụ và sự kiện đặc biệt theo chỉ định của Quản lý.
8. Tham gia các cuộc họp và đào tạo và có thể chịu trách nhiệm trình bày và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong nhiều bối cảnh khác nhau, bao gồm các nhóm và hệ thống đa ngành.
9. Hợp tác với các thành viên trong nhóm để tạo điều kiện cho các hoạt động và sáng kiến ​​giao tiếp và gắn kết của Harbor, đồng thời hợp tác với các phòng ban khác để hỗ trợ khi cần.
10. Thu thập, quản lý và báo cáo dữ liệu liên quan đến vai trò. Chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ để đảm bảo báo cáo phù hợp cho các đơn vị khác nhau khi cần thiết.
11. Lên kế hoạch, phối hợp và tham gia các hoạt động tiếp cận cộng đồng để nâng cao nhận thức về các dịch vụ của Trung tâm khu vực Harbor.
12. Duy trì tính bảo mật tuyệt đối về các cá nhân và gia đình được phục vụ theo quy định của HIPAA và chính sách của Trung tâm khu vực.

NHIỆM VỤ PHỤ

Thực hiện các nhiệm vụ liên quan theo yêu cầu.

MÔI TRƯỜNG/HOẠT ĐỘNG THỂ CHẤT

Người đảm nhiệm vị trí này làm việc trong môi trường văn phòng không bị gò bó, nơi họ có thể tự do di chuyển. Môi trường làm việc cho vị trí này chủ yếu sạch sẽ và thoải mái nhưng có thể có một số phiền toái nhỏ như tiếng ồn, mùi hôi, gió lùa, v.v. Ngoài ra, người đảm nhiệm có thể dành thời gian ở các cơ sở cộng đồng khác. Người đảm nhiệm sẽ phải tiếp xúc với những cá nhân dễ thay đổi tâm trạng và dễ xúc động cũng như gia đình của họ.

Trong quá trình thực hiện công việc này, người đảm nhiệm cũng sẽ được yêu cầu di chuyển bằng phương tiện cá nhân hoặc phương tiện giao thông công cộng đến các cơ sở khác, nhà tập thể, nhà cung cấp dịch vụ và các địa điểm cộng đồng khi cần thiết. Người đảm nhiệm:

• Sẽ dành thời gian ngồi sử dụng máy tính.
• Sẽ dành thời gian hạn chế để đứng/đi bộ trong toàn bộ cơ sở.
• Có thể nâng lên đến 15 lần theo định kỳ. Nếu nhiều hơn, người đương nhiệm phải yêu cầu hỗ trợ.
• Có thể cúi xuống hoặc vươn người để lấy tủ hồ sơ, kệ.
• Có thể bị người nhận dịch vụ túm lấy, đẩy hoặc đánh.

Cá nhân đảm nhiệm vị trí này có thể vận hành bất kỳ thiết bị văn phòng tiêu chuẩn nào bao gồm điện thoại, máy photocopy, thiết bị quét, máy tính bưu chính, thiết bị ngoại vi máy tính, v.v.

Phần mềm máy tính có thể bao gồm một số hoặc tất cả những điều sau đây:

• Microsoft Office bao gồm Word, Outlook, Power Point, Excel, Teams và PowerPoint
• Biểu đồ ảo
• Zoom
• Adobe Acrobat
• Canva

Người đảm nhiệm công việc này phải có khả năng thực hiện công việc này một cách an toàn, không gây nguy hiểm cho sức khỏe hoặc sự an toàn của bản thân hoặc người khác. Những người khuyết tật có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện các nhiệm vụ này được khuyến khích gặp bộ phận Nhân sự để thảo luận về các phương án hỗ trợ.

YÊU CẦU VỊ TRÍ

Các thông số kỹ thuật này là hướng dẫn chung dựa trên kinh nghiệm tối thiểu thường được coi là cần thiết để thực hiện công việc này một cách thỏa đáng. Khả năng cá nhân có thể dẫn đến một số sai lệch so với các hướng dẫn này.

Để thực hiện hiệu quả ở vị trí này, người đương nhiệm phải có:

• Kinh nghiệm sống với tư cách là Cha mẹ hoặc Thành viên gia đình của người khuyết tật phát triển.
• Có ba năm kinh nghiệm trở lên trong công tác hành chính, khuyết tật phát triển và hỗ trợ cha mẹ hoặc thành viên gia đình trong các quá trình phức tạp.
• Ưu tiên thành thạo một ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh, chẳng hạn như tiếng Tây Ban Nha, Ngôn ngữ ký hiệu Hoa Kỳ, tiếng Khmer, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Tagalog, tiếng Quan Thoại hoặc tiếng Việt.
• Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời, tích cực khi làm việc với những người có nền tảng văn hóa, ngôn ngữ và kinh tế xã hội đa dạng.
• Kỹ năng giao tiếp, tạo điều kiện và nói trước công chúng mạnh mẽ, bao gồm khả năng giao tiếp hiệu quả bằng lời nói và văn bản, với các cá nhân và nhóm có nhiều trình độ học vấn và kinh tế xã hội khác nhau.
• Khả năng quản lý nhiều dự án và làm việc cộng tác với các thành viên trong nhóm đa ngành, bao gồm những người khuyết tật về phát triển, thành viên gia đình, nhà cung cấp dịch vụ và nhân viên.
• Khả năng thể hiện hành vi tích cực và các giá trị của Trung tâm khu vực.
• Phải có giấy phép lái xe California hiện tại và bảo hiểm do Tiểu bang yêu cầu khi sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc của Trung tâm và hồ sơ lái xe được tổ chức và/hoặc công ty bảo hiểm của tổ chức chấp nhận.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ và khả năng áp dụng phán đoán độc lập trong các tình huống quan trọng.
• Khả năng linh hoạt và làm việc trong môi trường thay đổi.
• Kỹ năng máy tính đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất của công việc bao gồm Microsoft Office, Zoom và VirtualCHART hoặc phần mềm cơ sở dữ liệu khác để ghi chú.
• Khả năng/sự linh hoạt trong việc làm việc nhiều giờ khác nhau, bao gồm cả buổi tối, đêm và cuối tuần.

Mức lương khởi điểm:  $ 40,643- $ 46,488

Nhà tuyển dụng Cơ hội bình đẳng

Dưới sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận Dịch vụ Khách hàng, các Trợ lý nhóm chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ sau:

• Cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao cho các cá nhân được phục vụ và gia đình của họ, các nhà cung cấp dịch vụ, các nhà tư vấn, nhân viên của các Trung tâm Khu vực, công chúng nói chung và những người khác.
• Tiếp nhận và xử lý dữ liệu khách hàng, đảm bảo dữ liệu được quét chính xác và/hoặc nhập vào hồ sơ điện tử một cách kịp thời.
• Thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư khác nhau để hỗ trợ quản lý chương trình, các cố vấn và các nhân viên khác trong phòng ban.

NHIỆM VỤ THIẾT YẾU

Người đương nhiệm có thể thực hiện một hoặc tất cả các công việc sau, tùy thuộc vào phòng ban hoặc nhiệm vụ cụ thể:

1. Trả lời/thực hiện các cuộc gọi điện thoại đến/từ khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ, tư vấn viên, Trung tâm khu vực và những người khác; giải đáp thắc mắc, lo ngại hoặc khiếu nại; cung cấp thông tin được phép công bố; chuyển cuộc gọi đến các bộ phận nội bộ thích hợp; đặt và thay đổi lịch hẹn; đánh giá các tình huống khẩn cấp và giới thiệu đến các dịch vụ phù hợp.
2. Tiếp nhận và xử lý thư từ và fax đến; sử dụng máy Laserfiche để quét tài liệu của khách hàng vào hệ thống và phân phối tài liệu cho các tư vấn viên; nhập dữ liệu cho các báo cáo khách hàng.
3. Chuẩn bị và xử lý các tài liệu (bản sao, bản fax, bản điện tử) theo chỉ đạo, bao gồm Kế hoạch Dịch vụ Gia đình Cá nhân, báo cáo hàng năm, thông tin về Chương trình Tham gia Chi phí Gia đình, tài liệu về Phiên điều trần Công bằng, giới thiệu đến các nguồn lực, thư giới thiệu, thông tin điểm cung cấp dịch vụ, v.v.
4. Thực hiện nhập liệu thông tin khách hàng; phân công hồ sơ cho các tư vấn viên, các trung tâm hoặc đơn vị khu vực khác; chuyển giao các hồ sơ đi; vô hiệu hóa/đóng hồ sơ và ghi nhật ký/theo dõi tất cả hoạt động liên quan đến hồ sơ; đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu.
5. Duy trì việc in ấn và phân phát lịch làm việc để đảm bảo tất cả mọi người đều được thông báo về vị trí và thời gian rảnh của nhân viên.
6. Điều phối các cuộc họp nhóm và các buổi đào tạo để hỗ trợ người quản lý chương trình, bao gồm đặt phòng họp, thông báo cho người tham dự, chuẩn bị chương trình nghị sự, ghi chép và phân phát biên bản, tích cực tham gia các cuộc họp, sắp xếp đồ ăn nhẹ, diễn giả, thiết bị và tài liệu nghe nhìn.
7. Xử lý thông tin tài liệu của Chương trình Liên bang và SSI, bao gồm nhập dữ liệu hồ sơ và chuẩn bị báo cáo, biểu mẫu; đảm bảo tính sẵn có của hồ sơ để kiểm toán và phân phối lại cho các cố vấn sau đó; theo dõi với các cố vấn để đảm bảo tuân thủ lịch trình và thời hạn.
8. Thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính và thư ký chung bao gồm: đặt hàng/tiếp nhận và phân phối vật tư; sao chép; trả lời email; lưu trữ tài liệu; thu thập dữ liệu và chuẩn bị báo cáo thường kỳ/đặc biệt.
9. Tham gia các hoạt động tinh thần đồng đội bao gồm sắp xếp các hoạt động và sự kiện, lập kế hoạch và tham gia các chuyến đi nghỉ dưỡng của nhóm và các sự kiện toàn Cơ quan, cũng như điều phối các lễ kỷ niệm và các dịp khác.
10. Duy trì tính bảo mật tuyệt đối liên quan đến khách hàng và gia đình theo quy định của HIPAA và chính sách của Trung tâm khu vực.

NHIỆM VỤ PHỤ

Chịu trách nhiệm cho các dự án được giao.

Có thể thực hiện một số hoặc toàn bộ nhiệm vụ của Nhân viên lễ tân.

Có thể thực hiện bất kỳ hoặc tất cả các nhiệm vụ của một trợ lý nhóm khác.

Thực hiện các nhiệm vụ liên quan theo yêu cầu.

MÔI TRƯỜNG/HOẠT ĐỘNG THỂ CHẤT

Người đảm nhiệm làm việc trong một môi trường kiểu văn phòng không bị giới hạn, trong đó người đó được tự do di chuyển theo ý muốn. Môi trường cho vị trí này chủ yếu là sạch sẽ và thoải mái nhưng có thể có một số phiền toái nhỏ như tiếng ồn, mùi hôi, gió lùa, v.v. Trong quá trình thực hiện công việc này, người đảm nhiệm:

• Sẽ dành thời gian ngồi sử dụng máy tính.
• Sẽ dành thời gian đứng/đi bộ khắp cơ sở.
• Có thể nâng tối đa 15 lbs. theo định kỳ. Nếu nhiều hơn, người đương nhiệm phải yêu cầu hỗ trợ.
• Có thể cúi xuống hoặc vươn người để lấy tủ hồ sơ, kệ.

Cá nhân đảm nhiệm vị trí này có thể vận hành bất kỳ thiết bị văn phòng tiêu chuẩn nào bao gồm điện thoại, máy photocopy, thiết bị quét, máy tính bưu chính, thiết bị ngoại vi máy tính, v.v.

Phần mềm máy tính có thể bao gồm một số hoặc tất cả những điều sau đây:

• Microsoft Office bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• tia laser
• Biểu đồ ảo
• Hệ thống truy xuất dữ liệu Sandis
• Phần mềm lập lịch trình
• Khác (vui lòng thêm)

Người đảm nhiệm phải có khả năng thực hiện công việc này một cách an toàn, không gây nguy hiểm cho sức khỏe hoặc sự an toàn của bản thân hoặc người khác. Những cá nhân khuyết tật có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện các nhiệm vụ này được khuyến khích gặp bộ phận Nhân sự để thảo luận về các lựa chọn về chỗ ở.

YÊU CẦU VỊ TRÍ

Các thông số kỹ thuật này là hướng dẫn chung dựa trên kinh nghiệm tối thiểu thường được coi là cần thiết để thực hiện công việc này một cách thỏa đáng. Khả năng cá nhân có thể dẫn đến một số sai lệch so với các hướng dẫn này.

Để thực hiện hiệu quả ở vị trí này, người đương nhiệm phải có:

• Kiến thức cơ bản về các phương pháp và quy trình lập hồ sơ khách hàng, thường là kết quả của một năm kinh nghiệm trở lên ở các vị trí tương tự. Hoặc, khả năng thành thạo trong việc sử dụng phần mềm máy tính để quản lý cơ sở dữ liệu lớn.
• Có kinh nghiệm làm việc với cấu trúc tệp điện tử.
• Thành thạo các kỹ năng sử dụng Microsoft Office một cách thường xuyên và chính xác, bao gồm Word, Excel và Outlook.
• Khả năng đánh máy 40 từ/phút.
• Kiến thức thực tế về các phương pháp văn phòng hiện đại.
• Kỹ năng toán học đủ để tính toán/cân bằng các dữ liệu số thông thường.
• Kỹ năng tổ chức công việc tốt để đáp ứng thời hạn.
• Kỹ năng tư duy phản biện và giải quyết vấn đề bao gồm khả năng nghiên cứu và giải quyết các vấn đề về thủ tục.
• Quy trình sắp xếp hồ sơ theo số và chữ cái.
• Khả năng làm việc hiệu quả với những người có nền văn hóa, độ tuổi và xuất thân khác nhau.
• Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản hiệu quả, đủ để soạn thảo các thư từ và email thông thường.
• Yêu cầu biết song ngữ tiếng Tây Ban Nha.
• Bằng lái xe California hiện hành, bảo hiểm bắt buộc theo quy định của tiểu bang và hồ sơ lái xe được công ty bảo hiểm của Cơ quan chấp nhận khi sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc của Trung tâm.

Thông thường, những kỹ năng và kinh nghiệm này là kết quả của việc hoàn thành chương trình phổ thông trung học và một hoặc nhiều năm kinh nghiệm ở các vị trí tương tự.

Mức lương khởi điểm:  $ 40,643- $ 46,488

Nhà tuyển dụng Cơ hội bình đẳng

TÓM TẮT

Văn phòng chính của HRC tại Torrance, California bao gồm các văn phòng dành cho nhân viên, cũng như các phòng hội nghị và họp, và Trung tâm Tài nguyên và Công nghệ Hỗ trợ của HRC. HRC cũng có một văn phòng chi nhánh tại Long Beach. Văn phòng Long Beach được thành lập để thuận tiện hơn về mặt địa lý cho các gia đình ở các thành phố phía đông và phía nam trong khu vực phục vụ của chúng tôi. HRC có lễ tân tại mỗi địa điểm. Hiện chúng tôi đang tuyển dụng vị trí Lễ tân tại Torrance. Lễ tân tại Torrance sẽ thường xuyên thay thế cho Lễ tân tại Long Beach.

Mô tả công việc

Dưới sự chỉ đạo của Giám sát viên Cơ sở vật chất, Nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm về...

• Cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao cho khách tham quan, khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ, nhân viên Trung tâm Khu vực Cảng (HRC) và công chúng nói chung.
• Chào đón và hướng dẫn khách đến quầy lễ tân tại Văn phòng chính Torrance hoặc Văn phòng chi nhánh Long Beach.
• Tiếp nhận và chuyển hướng các cuộc gọi đến, đồng thời cung cấp thông tin chung.
• Thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư khác nhau để hỗ trợ Giám sát viên Quản lý Cơ sở vật chất và các nhân viên khác của Trung tâm Khu vực.

TRÁCH NHIỆM

1. Chào đón và hướng dẫn khách đến thăm; cung cấp thông tin chung cũng như thông tin liên quan đến các cuộc họp và buổi đào tạo diễn ra tại Trung tâm khu vực; thông báo cho nhân viên về lịch hẹn.
2. Trả lời các cuộc gọi đến số điện thoại chính của HRC; giải đáp các câu hỏi chung, mối quan tâm hoặc khiếu nại; chuyển cuộc gọi đến các nguồn lực nội bộ phù hợp; đánh giá các vấn đề khẩn cấp và chuyển cuộc gọi đến nhân viên thích hợp (quản lý, Trợ lý nhóm hoặc Cán bộ phụ trách ban ngày); kiểm tra và chuyển tiếp các tin nhắn được gửi ngoài giờ làm việc.
3. Quản lý danh sách điện thoại của nhân viên; cập nhật và phân phối hàng tháng.
4. Hỗ trợ mở cửa cơ sở hàng ngày cho nhân viên và công chúng; theo dõi lịch trình họp và hẹn hàng ngày tại phòng hội nghị; hỗ trợ nhân viên đặt phòng hội nghị.
5. Kiểm tra xem đồ đạc, thiết bị và dịch vụ ở khu vực công cộng có hoạt động tốt hay không; đảm bảo các loại đồ chơi và vật liệu được nhân viên và gia đình sử dụng được sắp xếp gọn gàng và sạch sẽ; nhận thông báo từ nhân viên về các vấn đề của tòa nhà và thông báo cho Quản lý Cơ sở vật chất và/hoặc nhân viên quản lý tòa nhà hoặc tài sản; hỗ trợ nhân viên thiết lập thiết bị nghe nhìn.
6. Duy trì nhật ký an ninh tòa nhà và phân bổ thẻ chìa khóa cho khách khi cần thiết; kiểm tra định kỳ camera an ninh và hệ thống ra vào; đóng vai trò là người bảo vệ tầng cho sảnh, phòng hội nghị và khu vực công cộng, bằng cách thông báo và chỉ đạo khách và nhân viên trong trường hợp khẩn cấp.
7. Xác định các nhóm được giao và/hoặc điều phối viên dịch vụ để giải đáp thắc mắc liên quan đến khách hàng sử dụng Biểu đồ ảo; tiếp nhận tài liệu từ khách truy cập cho nhân viên HRC và sẽ quét và gửi email khi cần thiết.
8. Có thể hỗ trợ Trung tâm tài nguyên bằng cách hỗ trợ du khách kiểm tra và trả lại tài liệu và đảm bảo các tờ rơi và ấn phẩm của HRC được sắp xếp đầy đủ.
9. Thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính và thư ký chung bao gồm: đặt hàng/tiếp nhận và phân phối vật tư; sao chép; trả lời email; lưu trữ tài liệu; thu thập dữ liệu và chuẩn bị báo cáo thường kỳ/đặc biệt.
10. Tham gia các hoạt động tinh thần đồng đội bao gồm sắp xếp các hoạt động và sự kiện, lập kế hoạch và tham gia các chuyến đi nghỉ dưỡng của nhóm và các sự kiện toàn Cơ quan, cũng như điều phối các lễ kỷ niệm và các dịp khác.
11. Duy trì tính bảo mật tuyệt đối liên quan đến khách hàng và gia đình theo quy định của HIPAA và chính sách của Trung tâm khu vực.
12. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan theo yêu cầu.

TRÌNH ĐỘ

Trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc:

• Hoàn thành trung học phổ thông
• Có kinh nghiệm từ một năm trở lên ở các vị trí tương tự.

Kỹ năng kiến ​​thức:

• Kiến thức cơ bản về phương pháp và thực hành lập tài liệu cho khách hàng, thường là kết quả của một hoặc nhiều năm kinh nghiệm ở các vị trí tương tự. Hoặc, chứng minh được trình độ thành thạo trong việc sử dụng phần mềm máy tính để duy trì cơ sở dữ liệu lớn
• Thành thạo các phần mềm Microsoft Office, bao gồm Word, Excel và Outlook. Khả năng đánh máy 40 từ/phút. Kỹ năng toán học đủ để tính toán/cân bằng các dữ liệu số thông thường. Quy trình sắp xếp hồ sơ theo số và chữ cái. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản hiệu quả, đủ để soạn thảo thư từ và email thông thường.
• Kỹ năng tổ chức công việc mạnh mẽ để đáp ứng thời hạn
• Kỹ năng tư duy phản biện và giải quyết vấn đề, bao gồm khả năng nghiên cứu và giải quyết các vấn đề về quy trình.
• Khả năng làm việc tốt dưới áp lực với các ưu tiên cạnh tranh.
• Khả năng giao tiếp và làm việc hiệu quả với những người có nền văn hóa, độ tuổi và xuất thân khác nhau.
• Yêu cầu song ngữ tiếng Tây Ban Nha
• Cần có bằng lái xe California hiện hành, bảo hiểm bắt buộc theo quy định của tiểu bang và hồ sơ lái xe được công ty bảo hiểm của Cơ quan chấp nhận khi sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc của Trung tâm.

Mức lương khởi điểm:  $ 40,643- $ 46,488

Nhà tuyển dụng Cơ hội bình đẳng